Эффективность – второе имя: как провести хронометраж

Кто-то умный сказал, мол, существует немало способов убить время, но нет ни одного средства, способного его возродить. Похоже на правду, учитывая постоянную нехватку ценного ресурса. Мы планируем, стараемся придерживаться графика, но все равно многое не успеваем. Хорошая новость – все в наших руках. Специалисты по тайм-менеджменту настоятельно рекомендуют овладеть искусством хронометража. Предлагаем познакомиться, что это за зверь, и с чем его едят.

Простыми словами хронометраж – система учета времени. Мы записываем каждое событие и количество затраченного на него времени. На первый взгляд занятие бесполезное и нудное. Но при детальном рассмотрении оно способно кардинально изменить нашу жизнь. Каким образом? Хронометраж позволяет:

• узнать, куда уходит время, структурировать его;
• найти ресурсы для действительно важных дел;
• исключить несущественные занятия в угоду значимым;
• понять, какова моя личная эффективность и как можно ее повысить;
• более эффективно планировать дела, повысить мотивацию;
• начать чувствовать время посредством постоянного вопроса «Чем я сейчас занят?»;
• внести гармонию во все аспекты действительности, будь то рабочие моменты или личная жизнь;

В конце концов, хронометраж занимается нашим воспитанием. Нет смысла обманывать «личное дело», куда вносится информация. Да и какой толк приписывать лишние минуты выполнению основной работы, если по факту ты буксуешь на месте…Конечно, есть соблазн прекратить учет времени и никогда больше им не заниматься. Но второй путь – стать продуктивным человеком, добивающимся целей, более привлекателен. Пойти по правильной дорожке возможно, лишь когда мы осознаем свои слабые места, берем их «в оборот» и повышаем эффективность.

Как провести хронометраж? Система элементарна:
1) в Excel составляем таблицу, если часто находимся рядом с компьютером, или делаем записи в блокнот;
2) в каждом интервале (например,15 минут) записываем свои действия, не забудем указать и время их окончания.

Конечно, сами по себе сухие цифры не несут практической пользы. Гораздо интереснее выводы, которые мы сделаем после анализа хронометража. Сначала задайтесь вопросом: «Что мне интересно выяснить?». Сосредоточиться можно на разных моментах. Например, хотим понять, сколько мы уделяем внимания основной работе. Как можно повысить эффективность? Откуда взять свободные минуты? Как много времени тратим впустую (соцсети, дружеская болтовня, просмотр телевизора и т.п.)? В конце концов, можно понять, сколько часов вы занимаетесь тем, что действительно важно.

Характер обработки данных оставьте на свой выбор. Кому-то удобнее записывать на бумаге, другой предпочтет файл на компьютере, третьему проще обрабатывать информацию в специальных приложениях. Общее одно: нам нужно рассмотреть каждое действие и расходы на него с точки зрения нескольких категорий. Остановимся на элементарном делении:

1. поглотители времени (действие не несет практической пользы);
2. текущие дела (поддержка нашего привычного уровня жизни);
3. стратегические задачи (то, что поможет нам стать лучше).

После рассортировки задач делаем выводы. Кто-то удивится, сколько времени уходит на телефонные разговоры и просмотр новостных лент в интернете. Другой будет пребывать в состоянии шока: думал, что работает над важным проектом, а по факту уделил ему лишь час «чистого» времени. Третий моментально изыщет время на занятия спортом в ущерб неважным делам.

Чувствуете? Это запах светлых перспектив витает в воздухе! Чтобы провести хронометраж эффективнее, учтите еще несколько моментов.

Во-первых, делайте записи каждый раз, как переключите внимание. Одно дело, когда вы пишите отчет без пауз, в течение 1,5 часов. И совсем другой разговор, когда за время написания вы дважды отлучались попить чай, поболтали по телефону и сходили в соседний магазин.

Во-вторых, в учете времени отражаем каждое событие, занявшее у нас более 3 минут.

В-третьих, не ругайте себя за забывчивость, особенно на первых порах. Главное сейчас – сформировать привычку вести учет. Вспоминайте по памяти, что делали последние пару часов. Не помните – так и напишите.

В-четвертых, достаточное время для получения ценных выводов – неделя. Данных этого промежутка достаточно, чтобы сделать выводы.

Техника хронометража – занятие полезное и увлекательное. Это не только ваше умение с арифметической точностью высчитывать временные затраты. Зачастую учет времени выступает тем волшебным «пенделем», источником стресса, заставляющим пересмотреть реальность. Познакомившись с подобной техникой однажды, есть риск уже не вернуться к привычному для нас укладу жизни. Б. Франклин сравнивал растрату времени с наибольшим преступлением, подвластным нам. Так давайте же перестанем уподобляться «преступникам».