Ошибки электронной переписки

В наше время люди редко общаются друг с другом, посылая письма по почте, да и телефонные разговоры все чаще заменяет общение в мессенджерах. Одним из самых распространенных видов коммуникации по-прежнему остается электронная почта. Ее часто используют, например, для деловой переписки. Однако умеем ли мы правильно общаться по «электронке»?

Результаты исследований

Недавно исследователи из бизнес-школы Kingston попытались изучить влияние электронной переписки на уровень стресса ее участников. Для этого они проанализировали переписку 28 сотрудников различных фирм.

«Наши исследования показывают, что сотрудники офисов зачастую используют стиль общения, который принято считать вполне функциональным, - прокомментировала доктор Эмма Рассел. - Однако такой стиль может раздражать и настраивать людей друг против друга».

Команде ученых удалось выделить факторы, чаще всего вызывающие у адресатов негативные эмоции.

Отсутствие приветствия

Когда мы встречаемся с человеком, то автоматически здороваемся. Электронная переписка – такое же общение, только в виртуальной форме. Поэтому элементарную вежливость стоит соблюдать. Напишите: «Добрый день, Татьяна Петровна!», «Здравствуйте, Павел Иванович!» или: «Привет, Катя!» А потом уже излагайте суть письма. По крайней мере, первое за день письмо человеку должно содержать приветствие. А дальше – смотря по ситуации.+

Если вы имеете привычку не приветствовать адресатов, то за вами закрепится репутация невоспитанного человека. А это может привести к проблемам в общении.

Слишком быстрый ответ

Если на письмо отвечают сразу же, у человека создается впечатление, что адресат нервничает, сидит «на стреме» и ждет сообщений, пытаясь показать, что он контролирует ситуацию. А это всегда напрягает собеседника, особенно если дело касается работы.

«Пинг-понг»

Иногда два человека вступают в быструю и оживленную переписку, как бы «отбивая» сообщения друг друга. Это приводит к стрессу у обоих, так как письма требуют немедленной реакции. Кроме того, постепенно конструктивность общения падает и переписка теряет смысл.

Сообщения по работе, посланные в нерабочее время

Многим не нравится, когда им напоминают о работе в нерабочие часы или выходные. Также это, по их мнению, может указывать на то, что они относятся к работе недостаточно ревностно, раз к ним возникают вопросы в неурочное время.

Отсутствие ответа

Если мы написали сообщение, а нам не ответили, это очень раздражает. Конечно, можно найти массу оправданий для получателя: он не проверил почту, заболел, ему некогда писать, и проч. И все же ничто так не приводит нас в дурное расположение духа, как отсутствие внимания. А ведь письмо может быть действительно важным, и отсутствие ответа на него может привести к сильному стрессу.

Автоматический ответ

Если человек ставит на почту автоответчик на время своего отсутствия, это еще можно понять. Но если его почта настроена на автоответ постоянно, то у тех, кто ему пишет, создается впечатление, что он не находит нужным общаться или же общается выборочно. Этим он как бы говорит: «Я важная персона, ваши письма получаю, но отвечаю, только если считаю это нужным».

Запрос о подтверждении

Некоторые настраивают почту так, что все письма запрашивают уведомления у получателей. Во-первых, это требует времени (по крайней мере, для нажатия соответствующей кнопки). Во-вторых, это показывает, что вы в какой-то степени не доверяете адресату. То есть, если пришло уведомление, что человек письмо получил, но он вам все-таки не ответил, вы будете уверены, что он не захотел с вами общаться.

Одновременное общение с несколькими людьми

Если вы пишете письма одновременно нескольким людям или же в процессе написания письма с кем-то разговариваете, то велика вероятность, что вы не допишете письмо, наделаете ошибок или допустите еще какую-то оплошность. Поэтому не стоит отвлекаться, когда вы пишете письмо.

Отправка писем без проверки

Разумеется, иногда мы очень торопимся и отправляем сообщение, не прочитав его напоследок. Так вот, этого допускать никак нельзя! Если бы вы знали, сколько деловых и личных отношений было испорчено, сколько разводов, расставаний и увольнений произошло именно из-за того, что отправитель, едва дописав письмо, щелкнул кнопкой «отправить».

Во-первых, имеется немало примеров, когда авторы писем путают адресатов. Один мой знакомый, скажем, жаловался в письме приятелю на некую женщину и умудрился отправить письмо с жалобой той самой женщине!

Во-вторых, бывает, путают имена адресатов. Например, вместо «Дима» пишут «Лена». Один молодой человек одновременно писал письма своей девушке и деловому партнеру фирмы, где работал. В итоге в конце письма партнеру он написал: «Скучаю, люблю, целую. До скорой встречи, Зайка моя!», а в конце письма девушке – «С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество. С уважением, должность, Ф.И.О.»

В-третьих, в непроверенном письме могут оказаться ошибки, которые вы не заметили. А не все люди лояльно относятся к безграмотности. Еще хуже, если эти ошибки искажают смысл фраз.

Так что запомните список «огрехов» и по возможности их не допускайте. Удачного вам общения!