Timeboxing: когда на все хватает времени

Случалось ли так, что за рабочее время вы успели вдвое меньше того, что планировали? А было ли так, что нелюбимая уборка вместо полутора растянулась на три часа?

Метод тайм-менеджмента Timeboxing - раскладывание дел по временнЫм «коробочкам» - помогает избежать любых крайностей, а также эффективно справляется с прокрастинацией и перфекционизмом.

Всему свое время

В чем заключается суть этого метода? Вместо того чтобы составлять традиционный to-do-list, то есть перечень дел, которые вам хотелось бы успеть за день, вы выделяете на каждое дело по определенному отрезку времени, то есть раскладываете свои дела по временнЫм отрезкам. Вы также не забываете предусматривать занятия-поощрения, чтобы список дел не выглядел удручающе напряженным.

Казалось бы: какая разница, ведь и там, и там есть список дел, с которыми нужно справиться? И что дает такая «раздача», кроме крайне приблизительных подсчетов?

Преимущества Timeboxing

Разумное планирование. Знаете, что убивает желание планировать свое время? То, что в порыве планирования мы часто делаем свои списки невыполнимыми. Мы вписываем то и это без всяких подсчетов того, сколько реально времени нужно на эту гору дел. При этом мы искренне надеемся, что само существование списка каким-то образом обеспечит выполнение дел. Потом мы, конечно, разочаровываемся, ведь дел много, а время ограничено. Чтобы избежать таких разочарований и демотивации в планировании, пользуйтесь Timeboxing. Разложив дела по «коробочкам», вы увидите, что день конечен и в него может вместиться только весьма ограниченное количество дел.

Никакого промедления! Промедление является большой проблемой, однако не для тех, кто использует метод Timeboxing. Если у вас есть «расписанный» план, когда и каким делом вы занимаетесь, вы не можете вместо важного дела вдруг заняться несущественными мелкими вопросами. Просто потому, что для последних у вас выделен свой кусок времени в конце дня, когда вы уже подустанете. Так что вам не останется ничего другого, кроме как заниматься важной задачей.

В темпе! Любое дело, если не предусмотреть для него временного интервала, может растянуться на гораздо более длительный срок. Если у вас есть на написание реферата пять часов, значит, вы будете писать его пять часов. Если до прихода гостей осталось три часа, значит, именно три часа вы будете бегать по квартире с тряпкой и ведром – где-то мыть и что-то подтирать. Чтобы дело не растягивалось во времени, лучше предусмотреть для него отрезок времени, достаточный, чтобы оно было выполнено в интенсивном темпе. Вспомните, как быстро вы делаете уборку, если гости уже «на пороге» (позвонили за полчаса до прихода). Вспомните, сколько вы пишете статью размером в три тысячи знаков, если не отвлекаетесь каждые четверть часа на проверку электронной почты. Сколько времени вы дадите заданию, за столько оно и будет выполнено. В крайнем случае добавите 5-10 минут, если до финиша останется всего-ничего.

Закон Парето в деле. Согласно общеизвестному Закону Парето, за 20% времени можно сделать 80% работы. Оставшиеся 80% временного ресурса уходят на несущественные мелочи, которые не только не имеют никакого значения, но и вряд ли кому-то интересны, кроме вас. Так вот Timeboxing позволяет не концентрироваться на мелочах, ведь у вас на них просто не предусмотрено времени.

Забываем о перфекционизме. Timeboxing помогает успешно бороться с перфекционизмом. У вас больше нет «бесконечности» на доведение до идеала отчета, статьи, реферата или праздничного каталога товаров. Уверены, вы почувствуете облегчение, когда перестанете в пятый раз задаваться вопросом - «сделать здесь рамочку или нет», «перенести рекламный блок на следующую страницу или оставить на прежней», «вписать в статью мнение еще одного эксперта или достаточно уже представленных» и т.д.

Нелюбимые дела: вода камень точит. «Временные коробочки» позволяют легче и быстрее справляться с нелюбимыми и сложными делами, которые, как известно, лишают радости бытия и заставляют нас страдать «на пустом месте». Когда дело нужно выполнить от начала и до конца и неизвестно, сколько оно займет времени (например, навести порядок в гараже, «перелопатить» все личные дела сотрудников, выучить неправильные глаголы английского языка), просто опускаются руки. Другое дело, когда вы отводите делу конкретный промежуток времени, а сразу после него предусматриваете занятие-вознаграждение. Например, поучили час неправильные глаголы, а потом полчаса посмотрели «Менталиста» или почитали новый захватывающий детектив Дэна Брауна. Вот увидите – дело сразу сдвинется с мертвой точки. Также применение метода позволит вам лучше понять, сколько времени потребуется на то или иное дело. Может случиться так, что придется напрягаться не так долго, как казалось, особенно если быстро включиться в работу и трудиться в темпе.

Мотивация на пике! Лучший способ усилить свою мотивацию к делу – это увидеть результаты. Благодаря тому, что вы занимаетесь важными делами, а не ерундой и прокрастинацией, дело будет двигаться, а вы – все больше воодушевляться. То же самое и с другими делами: чем больше хорошей литературы вы читаете, тем больше вам хочется прочитать, чем чище в вашей квартире, тем больше хочется сохранить эту чистоту.

Успеваем ВСЕ! Очень многие люди жалуются на то, что у них нет времени на любимые занятия – например, вдохновляющее хобби, которое позволяет восстановить запас энергии, реализовать свои таланты, получить общественное признание, приятно провести время. Но всего-то и нужно, что вписать занятие в расписание. Допустим, у вас вечером остается три часа свободного времени. Возьмите и распишите их так, чтобы при любом раскладе хватило время на хобби. Например, пока дети не спят, вы занимаетесь детьми и домашними делами. Как только уложили крох спать, позанимайтесь хобби (хотя бы 30-40 минут), потом гигиенические процедуры - и сразу спать. Конечно, при таком раскладе вам не удастся «потупить» перед телевизором. Но вы ведь не этого хотели, когда искали способы повысить личную эффективность. От бесполезных занятий придется избавиться ради возможности заниматься делом для души.

Дышим полной грудью. Применение Timeboxing – это возможность жить гармоничной жизнью. Мы уже приводили пример с хобби, но это еще не все. При помощи данного метода можно найти время для абсолютно любого занятия – хобби, изучения иностранного языка, чтения книг детям, гимнастики и т.д. Весь фокус в том, что вы отводите делу хотя бы немного времени. Даже крохотные отрезки времени, которые кажутся вам жалкими, могут внести большую лепту в наслаждение жизнью и избавление от чувства вина. Да, 10 минут чтения детям перед сном – это немного, но лучше, чем ничего. Выучить пять иностранных слов в день – это маловато, но, опять же, лучше, чем ничего! За четверть часа можно успеть немного, но ключевое слово здесь «успеть», а не «мало» - посмотреть полсерии любимого сериала, прочитать главу книги, собрать вещи «по верхам», вымыть полгоры тарелок, сделать маску для лица, полежать вверх ногами для улучшения кровообращения, сделать гимнастику для профилактики остеохондроза и туннельного синдрома и многое другое.

Народная мудрость советует не класть все яйца в одну корзину. С этим не поспоришь – лучше разложить их по коробочкам и жить гармонично. Успевайте и будьте счастливы!