Семь парадоксальных правил тайм-менеджмента

Болезнь нашего времени: «Ничего не успеваю!». Почему некоторые люди вроде бы никуда не торопятся, но дела их идут прекрасно - а другие носятся, как угорелые, и все равно постоянно срывают сроки, проваливают проекты и огорчают близких своими вечными опозданиями? Просто первая категория граждан знает парадоксальные законы времени, которые помогают никуда не торопиться и все успевать. К примеру, такой: срочные дела могут и должны подождать. Или такой: планировать каждую минуту вредно. Семь нестандартных правил тайм-менеджмента, которые помогут вам успевать все.

Будьте стратегом, а не тактиком: не планируйте слишком детально. Как ни парадоксально, чтобы хорошо и эффективно работать, нужно отказаться от чересчур подробного планирования. Недавно ученые из Лондонского университетского колледжа доказали, что центр оптимистичного восприятия реальности, расположенный в левой нижней лобной извилине, работает у нас гораздо интенсивнее, чем реалистичное мышление (за которое отвечает правая извилина). Люди склонны недооценивать риски и преувеличивать собственные возможности, говорят ученые. А значит, мы обязательно не учтем какие-нибудь помехи: пробки, растянувшийся на полчаса телефонный разговор с мамой, опоздание подруги или уход на больничный кого-то из коллег. Поминутно распланировать день все равно не удастся, для этого нам требовалось бы обладать даром ясновидящего. Лучше выделите два-три важных и больших дела и еще несколько мелких, которые вы намереваетесь выполнить сегодня. Если в вашем расписании есть дела, ограниченные жесткими временными рамками: переговоры, важная встреча, обеденный перерыв – стройте выполнение остальной план «вокруг» них.

Периодически отключайте средства связи. Признак делового человека – быть всегда на связи? Это не так. Эффективное использование времени предполагает самоотдачу, неважно — работаем мы или отдыхаем. Но о каком погружении в процесс может идти речь, если вы постоянно отвлекаетесь на телефонные звонки, пишете сообщения в социальных сетях и вздрагиваете от пиканья ICQ? Во время выполнения необходимых дел рекомендуется по возможности выключить все мессенджеры, убрать звук на телефоне и не заходить в электронную почту. Ну и, разумеется, странички социальных сетей должны быть закрыты. Лучше после выполнения важного дела вы выделите себе чистых полчаса на то, чтобы посидеть «ВКонтакте» или «Одноклассниках».

Бросьте списки. «Перестаньте составлять списки», - говорит Дэниел Марковитц, специалист по тайм-менеджменту и бизнесмен. Имеются в виду неструктурированные (в отличие от расписания в ежедневнике) списки дел. Дело в том, что наш мозг испытывает огромные стресс при необходимости выбирать более, чем из семи пунктов. Вместо того, чтобы настроится на эффективное выполнение задач, мы подсознательно ставим целью «вычеркнуть хоть что-нибудь». В результате первыми оказываются сделаны самые простые и быстрые дела, а сложные откладываются в долгий ящик. Но ведь вы преследовали совершенно противоположную цель! Так что бросьте составление списков и сосредоточьтесь на календарном планировании.

Не ругайте себя за хаотичность. На свете есть много людей, которые не могут не «разбрасываться». Они хватаются за несколько дел одновременно, и в результате не доводят ни одно до конца. Возможно, это следствие тревоги и мыслей о том, что вы ничего не успеваете. В этом случае применение других правил тайм-менеджмента должно снять эту проблему. Но такая привычка может оказаться и свойством работы вашего «многозадачного» мозга. Ругать себя за хаотичность не имеет смысла. Лучше обратить ее себе на пользу. Выделяйте по 15 минут, когда вы будете заняты одним-единственным делом. Заведите себе небольшую записную книжку, которую будете всегда носить с собой. И если в процессе выполнения одной задачи вас будут посещать какие-то важные мысли по поводу других дел, вы сможете записать их, чтобы не забыть – и вернуться к прежнему занятию. Такой тренинг помогает креативным людям сосредоточиться на одной задаче, не теряя при этом других хороших идей.

«Неотложные» дела могут подождать. Именно так. Специалисты по тайм-менеджменту утверждают, что дела делятся на четыре категории: важные и срочные, важные, но не срочные, срочные, но не важные, а также не срочные и не важные. Последние мы откидываем сразу – если вы охарактеризовали дело как не срочное, да к тому же не важное, скорее всего, в вашей личной системе ценностей это действительно ненужное дело. Если какие-то социальные или иные обязательства требуют от вас его исполнения, подумайте: нельзя ли все-таки отказаться от этого дела или же перепоручить кому-то другому – возможно, за умеренную плату.

Отриньте чужие приоритеты. В мусорную корзину отправляются и «срочные, но не важные дела». Что это вообще такое? Дело не может быть срочным, но не важным. В эту категорию обычно попадают дела, исполнение которых навязано нам некими стереотипами. Если магазин закрывается через полчаса, а у вас в хлебнице закончились любимые булочки – возможно, вы можете пережить до завтра и без них. И банка варенья, которую требует забрать ваша мама, тоже постоит у нее в холодильнике еще несколько дней. В последнем случае сложность состоит в том, чтобы объяснить это маме. Но если вы взрослый человек старше 18-20 лет, сделать это необходимо. Вы не сможете успевать то, что вам действительно нужно, пока вашим временем распоряжается кто-то другой.

Самые «правильные» дела – важные, но не срочные. Как ни странно, «важные и срочные» дела – тоже весьма сомнительная категория. Если в этом списке оказалась ваша личная задача, которую вы «дотянули» до крайнего срока - учтите на будущее. В следующий раз постарайтесь выполнять важное дело в то время, когда оно еще не стало срочным. А бывает, что срочности требует кто-то другой: вас прерывают звонком по телефону, клиент шлет письмо с нетерпеливыми вопросами, коллеги или подчиненные в панике сообщают, что что-то сломалось, провалилось, не работает... На самом деле, тот, кто не дозвонился, почти всегда может перезвонить через полчаса-час. Сообщения о «сломанном» и «неработающем» в большинстве своем через полчаса оказываются неактуальными: провайдер чинит интернет-соединение безо всякого вмешательства, зависший компьютер перезагружается и начинает работать, и так далее. Итак, у нас остается одна самая важная категория дел – «важные, но не срочные». В идеале, вы должны заниматься именно ими. Какие дела вы запланировали на сегодня?