Ошибки тайм-менеджмента

Искусство грамотной организации своего времени становится все более востребованным. Однако новички в тайм-менеджменте порой совершают упущения, которые крадут их время и силы. Итак, каковы самые распространенные ошибки планирования?

Не учитывать свой суточный ритм. В книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» классик тайм-менеджмента Дэвид Аллен описывает типичный пример этой ошибки. Женщина-домохозяйка, которая также подрабатывает рукоделием на дому, привыкла начинать свой день с уборки.

Накормив домашних завтраком и проводив детей в школу, она убирает со стола, моет посуду, прибирает комнаты, а после обеда приступает к своему любимому занятию, которое к тому же приносит ей доход. Казалось бы, хороший распорядок дня. Но вот беда, эта женщина – жаворонок, и период наибольшей продуктивности у нее приходится на утро. Работа по дому отнимает много сил, и после обеда она садится за работу вялой. Вскоре из школы приходят дети, возвращается из офиса муж – и о рукоделии можно забыть. День за днем самое продуктивное время эта женщина отводит уборке - в результате приработок почти не приносит ей дохода, а настроение падает: собственная жизнь кажется ей рутинной, бессмысленной. А между тем, рассказывает Аллен, этих проблем можно избежать с помощью одного-единственного шага: перестановки дел местами.

Самое продуктивное время дня нужно отводить под работу. Рукоделие будет делаться быстро, с удовольствием, принесет чувство самореализованности и интереса. Домашние же дела можно перенести на послеобеденное время. После выполнения приятного занятия делать их будет легче. К тому же работа по дому не требует особой мыслительной концентрации и будет своеобразным отдыхом, переключением после кропотливого труда в первой половине дня. Да и приход мужа с детьми вряд ли помешает мыть посуду или подметать. После того как упомянутая хозяйка последовала совету Аллена, ее дела пошли в гору: работа стала приносить доход, настроение улучшилось, притом домашние дела никак не пострадали.

Рассчитывать планы без «запаса» времени. Если вы умеете составлять поминутный график и не выбиваться из него – это здорово. Но поверьте, всегда так продолжаться не может. Не потому, что ваша пунктуальность не вечна, а просто по той причине, что от нее зависит не все. Вы никак не можете контролировать отмену электрички, автомобильные пробки и задержку поезда в метро. Также никто не даст вам гарантии, что деловой партнер придет на встречу именно во столько, во сколько вы условились, или что собеседование на работу не начнется на полчаса позже.

Что же делать? Оставляйте запас, стараясь предусмотреть наиболее предсказуемые варианты. Если вам предстоит поездка в час пик – подумайте, нельзя ли поехать на метро вместо того, чтобы сесть за руль. Или же «заложите» полчаса (а возможно, и больше) на стояние в пробках. При поездке на метро оставьте 15-20 запасных минут в расчете на задержку поезда. Если едете на электричке – присмотрите по расписанию такую, чтобы вскоре за ней шли еще-одна две. Это очень пригодится в том случае, если вашу вдруг отменят.

Никогда не планируйте две деловых встречи «впритык». Собеседование с работодателем может растянуться по времени, а клиент – опоздать или застрять в той же пробке. Вряд ли ваши переговоры окажутся успешными, если вы станете то и дело поглядывать на часы, опаздывая на следующую встречу.

Встречаясь с «хроническими опоздунами», будь то друзья или коллеги, закладывайте их возможное опоздание в свой график. Лучше всего, если встреча с такими людьми будет последней в вашем распорядке дня. По крайней мере, так они не помешают остальным вашим планам.

Не оставлять времени на отдых. Большая ошибка многих женщин – не оставлять себе ни капельки времени на отдых. Как говорит писательница и успешная женщина Екатерина Мириманова, помните, что «супер-женщина – это прежде всего суперуставшая женщина». Подумайте о том, что в какой-то момент сумасшедшей гонки вам захочется на полчаса присесть, полистать журнал, помечтать и никуда при этом не торопиться.

И это совершенно естественно! Оставьте себе такую возможность. Даже если вы невероятно амбициозны – подумайте о том, что замотанная женщина никогда не выглядит и не бывает успешной. Она чаще ошибается, срывает накопившуюся усталость на близких или подчиненных, да и в целом менее продуктивна. От своевременного отдыха ваши дела только выиграют.

Оставлять нерешенные вопросы. Не все проблемы могут быть решены «здесь и сейчас», это факт. Вы не дозвонились до нужного человека, не успеваете оплатить квитанцию за свет, ближайший банкомат оказывается закрыт, а вопрос с подписанием контракта приходится отложить до тех пор, пока генеральный директор не вернется из командировки… И так далее. Ловушка в том, что «подвешенные дела» порождают стресс, напряжение и мешают нам справляться с делами текущими. В мозг как будто беспрестанно поступает сигнал о том, что мы оставили «невыполненную операцию». По мере накопления таких «подвисших операций» мы чувствуем себя перегруженными, путаемся и жалуемся на всем знакомую «кашу в голове». Как быть?

Тайм-менеджерская хитрость: наша психика считает дело «неоконченным» до тех пор, пока по поводу него не принято какое-либо решение. Парадокс в том, что умозаключение вроде «сделать на следующей неделе» наша психика тоже считает решением. И успокаивается. Однако есть два нюанса: во-первых, решение должно быть как можно более четким – не «сделаю, когда успею» (мозг по-прежнему сочтет это «подвешенной операцией»), а, допустим, «переношу ровно на две недели». Вторая опасность: успокоившись, про важное дело можно вовсе забыть. Поэтому, чтобы избежать стресса, берите ежедневник и записывайте: «Суббота – оплатить квитанцию. Следующая среда – зайти к генеральному и показать контракт». И спите спокойно.

Не учитывать погоду и сезон. Количество солнечного света влияет не только на наше настроение, но и на стиль мышления, и на работоспособность. В солнечные дни мы более активны и позитивно мыслим. Но есть здесь и подвох: хорошее настроение делает людей менее критичными. А вот в пасмурную погоду, напротив, мы становимся сосредоточенными и осторожными. Так что если нужно поработать с цифрами, составить важный отчет или принять ответственное решение, в котором нельзя ошибиться, – запланируйте это на пасмурный день. Если же вам предстоят далекая поездка и встреча, на которой нужно лучиться оптимизмом, – для этих дел лучше предпочесть солнечную погоду.