Стать Юлием Цезарем. А надо ли?..

Ритм современной жизни вместе с пособиями по тайм-менеджменту диктуют всем, кто стремится к успеху, примерить на себя образ жизни белки и крутить колесо. Однако если белка занята исключительно этим занятием, то всем остальным рекомендуется совмещать, втискивая в каждый час как можно больше дел. Казалось бы, оптимальный способ решить эту задачу – совмещать. Но стоит ли?..

Кумир всех, кто спешит жить

У наших современников способность одновременно выполнять несколько дел имеет устойчивую ассоциацию с великим римским полководцем и государственным деятелем Гаем Юлием Цезарем. Он был образованным и талантливым человеком и прославился тем, что мог одновременно и одинаково хорошо делать несколько дел – например, диктовать послание, читать книгу и обсуждать государственные дела. Даже во время представлений (боев) он старался не терять ни минуты и постоянно что-то писал и читал. И мы так хотим – пусть нас научат?..

Недостатки

Считается, что одновременное выполнение дел экономит время. Несмотря на то, что тайм-менеджеры превозносят эту способность, современные ученые с ними не согласны. Рассмотрим, почему.

Это только с виду кажется, что многозадачность позволяет справляться с огромными объемами дел. На самом деле гораздо чаще попытки одновременно выполнять несколько заданий вредят нам и качеству работы.

Замедление темпа работы, ошибки. Ученые из Французского национального института здоровья экспериментально доказали, что в случае выполнения нескольких дел скорость их выполнения замедляется. Если же человек пытается делать одновременно три дела и более, то активность одной из лобных долей вообще угасает, и человек начинает допускать ошибки. Поэтому гораздо разумнее сначала расправиться с одним делом и лишь затем перейти к другому.

Многозадачность отвлекает. Исследования показывают, что многозадачность снижает производительность на 40 процентов. Поэтому не думайте, что делая несколько дел одновременно, вы экономите время и больше успеваете.

Невозможность сосредоточиться. Выполнение одновременно нескольких дел мешает сосредоточиться и целиком погрузиться в одно из них. Очевидно, что это ухудшает качество выполнения. Если речь идет о творческом труде, ситуация и вовсе становится плачевной, ведь перед креативным работником стоит задача не просто выполнить какую-то автоматическую операцию, а придумать что-то новое, яркое, интересное. Без концентрации внимания здесь никак. Многозадачность может привести к тому, что человек вообще не сможет сосредоточиться и выполнить творческое задание.

Стресс – жизнь как пресс. Попытки человека одновременно делать несколько дел приводят к стрессу. По очереди переходя то к одному, то к другому «окошку» на компьютере, человек беспокоится, как ему все успеть и не допустить ошибок. Следует знать, что хронический стресс приводит к головным болям и различным хроническим заболеваниям.

Таким образом, последовательное выполнение дел гораздо эффективнее. Оно позволяет качественнее выполнить задание, сэкономить время и избавить себя от стресса.

Ошибки

Неправильная расстановка приоритетов. Вы приходите на работу, и садитесь за выполнение важной задачи. Одновременно открывается окошко мейл.ру агента, коллега задает вопрос, а шеф заглядывает с очередным заданием. Знакомая ситуация? Самая большая ошибка – это пытаться одновременно делать несколько дел – например, заниматься запланированным, проверять почту, беседовать с коллегой и клятвенно пообещать шефу сделать что-то «прямо сейчас». Некоторые поступают не лучше, когда пытаются быстрее справиться хоть с какими-то делами – лишь бы получить сиюминутный результат. Например, отвечают на несколько писем, бросаются выполнять задание шефа, хотя оно терпит до завтра или второй половины дня, начинают что-то объяснять коллеге. В результате важные дела оказываются не сделанными или выполненными с ошибками. Чтобы избежать такой ситуации, нужно просто разложить по полочкам все задачи и без всякой паники приступить к их выполнению в порядке очередности.

Совмещение плохо совместимого. Вы попадали в ситуацию, когда
из-за написания статьи или вычитки отчета у вас выгорала кастрюля? Творческие люди, которые продолжают заниматься работой дома даже после окончания рабочего дня, или фрилансеры, которые в принципе вынуждены работать в таких условиях, постоянно сталкиваются с подобными трудностями. Проблема в том, что есть плохо сочетаемые между собой виды деятельности. Например, написание той же статьи и приготовление на плите обеда. Когда человек погружается в деятельность, свои мысли, он совершенно забывает о кухонных реалиях. Это много раз проверено на практике. Держать обе разноплановые задачи под контролем практически нереально. Даже если вы готовите еду с таймером, за ней все равно нужно периодически присматривать, помешивать и т.д. Чтобы избежать необходимости каждый месяц покупать новый набор кастрюль, правильно сочетайте между собой виды деятельности. Например, творческую работу лучше не сочетать ни с чем – человек слишком сильно в нее погружается. А вот с уборкой, которая включает в себя ряд коротких операций (вытереть пыль, пропылесосить, повесить вещи в шкаф и т.д.) готовка комбинируется прекрасно, потому что после каждой такой операции можно проверить готовность блюда. Другие примеры удачного совмещения нескольких дел: ждать в очереди к врачу и слушать аудиокнигу, стоять в пробке и разговаривать по телефону и др.

Когда «срочно» может потерпеть. Очень часто руководство, облекая задание в формулировку «срочно», вовсе не имеет в виду, что дело должно быть выполнено в течение ближайшего часа. На самом деле очень часто начальники пытаются «припугнуть» работника сроками, чтобы он не вздумал затягивать с выполнением, в то время как выполнение задание терпит. Во-вторых, даже срочное «срочно» не означает, что вы не можете закончить очередной этап работы, на котором вы находитесь в данный момент. Если вы этого не сделаете, то рискуете потерять мысль, столкнуться с необходимостью еще раз делать то же самое и т.д. Поэтому постарайтесь не паниковать и полностью или частично доделайте то, чем вы заняты в настоящий момент.

Как не поддаваться на многозадачность

* Неукоснительно следуйте плану. Даже если руки так и тянутся, чтобы проверить почту, сделайте над собой усилие и не поддавайтесь.

* Не позволяйте вас отвлекать. Коллега зашла к вам в кабинет по срочному делу? Скажите, что вы придете к ней ровно через 15 (30 минут) – назовите отрезок времени, который необходим вам для завершения выполнения дела.

* Отдыхайте . Вы не робот, чтобы делать задания одно из другим. Планируйте перерывы, хотя бы небольшие. Это позволит передохнуть и собраться с мыслями.

* Пусть ваш план будет гибким. Разумеется, кое-что вам придется в нем менять. Будьте к этому готовы, однако приоритетные задачи не уступайте никому и никогда.

Успехов!